الوقت .. الوقت  فإنه من ذهب

د. محمود طافش الشقيرات

   للوقت أهمية بالغة في حياة الإنسان , فيه يحقق أهدافه ، ويطور ممارساته, لذلك قالت الحكماء " الوقت من ذهب " ونظراً لخطورته فقد شبهه أحدهم بالسيف حيث قال " الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك " وكان أحد علماء الأمة العربية الراحلين يقول " إذ مر َيوم لم أزدد فيه علماً لم أحسبه من عمري"  ؛ لذلك فإن الوقت فرصة للتطوير والتغير الإيجابي المنظم في كل مؤسسات الحياة ، وعلى وجه الخصوص لمديري المؤسسات ، غير أن هذا المدير لن يستطيع  أن يستغل كل وقته في العمل ؛ فإن هذه الغاية مستحيلة ؛ لأنه- شأنه شأن غيرة من عباد الله-  بحاجة لساعات طويلة من وقت يومه لينفقها في غايات أخرى غير العمل ، كالنوم الذي يستنفذ ما بين ست إلى ثماني ساعات يومياً ، وكما يحتاج إلى ساعات مثلها لقضاء حاجاته ،ولتوثيق علاقاته الأسرية والاجتماعية . ولكي يحسن المدير تنفيذ وظائفه وتحقيق أهدافه ، فإنه ينبغي عليه أن يحسن إدارة وقته لتحقيق أهداف المؤسسة التي يقودها . فما المقصود بإدارة الوقت ؟ وما هي أنواعه ؟ ومن أين برزت أهميته ؟

 إدارة الوقت ـ كم ترى ( أميرة على 2008 ) هي  " عملية مستمرة من التخطيط والتحليل والتقويم المستمر لكل النشاطات التي يقوم بها الفرد خلال فترة استغلال هذا الوقت للوصول إلى تحقيق فعالية مرتفعة في استغلال هذا الوقت للوصول إلى الأهداف المنشودة " .

   أو هي كما يرى ( السيد الخميسي 2001) :" فن وعلم الاستخدام الرشيد للوقت " . أوهي " الكفاءة في استخدام الوقت المتاح لإنجاز المهام بكفاية وفاعلية , وحل المشكلات الفنية والتنظيمية المعقدة بطريقة أكثر ذكاء وأقل جهداً لتحقيق الأهداف. أو هي كما يرى  ( ناصر العديلي  1993) : " مهارات سلوكية تعني قدرة الفرد على تعديل سلوكه وتغيير بعض العادات السلبية التي يمارسها في حياته ؛ لتدبير وقته واستغلاله الاستغلال الأمثل ، والتغلب على بعض ضغوط الحياة ". وبناء علية فإنه يمكن القول أن إدارة الوقت : " عملية منظمة تهدف إلى استخدام الوقت بفعالية لتحقيق الأهداف المرسومة بمنهجية علمية ".

     وللوقت كما يرى عبد الرسول( 2008)  أهمية عظيمة في حياة الفرد ؛ وذلك لأن الوقت ثروة حقيقية ، إذا أحسن استغلاله فإنه سيعود على الفرد وعلى المجتمع بمردود اقتصادي ملموس ، و لأنه يهبنا فرصة للتغير ؛ حيث فيه نحدث تغييراً وتطويراً في أنماط تفكيرنا وفي حياتنا ومجتمعاتنا ، إضافة إلى أنه مؤشر للحرية وما يترتب عليها من التزام ومسئولية .

أنواع الوقت :

   أشار الباحثون إلى أن الوقت أنواع عديدة فهو من حيث إمكانية استغلاله نوعان :

1  - وقت يصعب تنظيمه , وإنما ينفق لإشباع حاجات الإنسان ومتطلبات بقائه ؛ مثل النوم وتناول الطعام , و المحافظة على العلاقات المجتمعية .

2       - وقت قابل للتنظيم , وهو وقت العمل والإنتاج .

      وهو من حيث القدرة على التحكم به نوعان :

1- وقت قابل للتحكم به , حيث إن مدير المدرسة ينفقه ويتصرف فيه بالطريقة التي يراها مناسبة .

2- وقت غير قابل للتحكم به ؛ مثل استقبال أولياء الأمور والمراجعين والطلاب .

      ومن حيث القدرة على استغلاله فإن الوقت يقسم إلى أربعة أقسام هي:

1.   الوقت المخصص للتخطيط حيث ينفق في تحديد الأهداف وتحضير التقنيات والوسائل اللازمة للعمل .

2.   الوقت المخصص للإنتاج حيث يقوم الفرد بتنفيذ ما خطط له .

3.   الوقت المخصص للتطوير والإبداع ، وفيه يجري تقويم ما تم انجازه من أعمال , والتخطيط لتطويرها .

4.   الوقت المخصص للأنشطة المصاحبة والتي لها دور في رفع شأن المؤسسة .

       كما يرى العديد من الباحثين أن الوقت يوزع على أربع مهام تندرج تحت أربعة أنواع هي :

1.   وقت للإبداع  Creative Time  ويخصص للتفكير ، ووضع الخطط اللازمة لتحقيق النتاجات.

2.   وقت للتحضير Preparatory ويستخدم في الإعداد والتخطيط وجمع المعلومات والأدوات اللازمة للتنفيذ.

3.   وقت للإنتاج Productive Time وبه تتحقق الأهداف .

4. الوقت غير المباشر Over head time ويستخدم للقيام بأنشطة فرعية لتحسين العلاقة بين المدرسة والمؤسسات التربوية والاجتماعية الأخرى .

مبادئ إدارة الوقت :

    يقترح عدد من الباحثين من أبزهم جاكسون وروجر على المخطط أن يراعي المبادئ الآتية لاستثمار الوقت على أحسن وجه :

·       إعادة النظر في الأعباء التي يتطلع للقيام بها في خطته ؛ فلعله يستطيع توفير بعض الوقت .

·       الرغبة في تنفيذ الأعمال الصعبة .

*الاعتماد على النفس وعدم الاتكال على الآخرين ليقوموا بأعماله.

·       عدم القيام بمهام يمكن لجهازه الإداري أن يوم بها .

·       توضيح التعليمات بدقة ؛ لكي لا ينفق المزيد من الوقت في إعادة شرحها .

·       عدم تأجيل عمل اليوم إلى وقت أخر .

·       توزيع المهام بين أفراد جهازه الإداري حسب قدراتهم وإمكاناتهم .

·       تحديد الأعمال التي ينبغي أن ، تنفذ في الأوقات التي يكون غائبا فيها عن المؤسسة .

·       أن يحسن الاستفادة من أوقات العاملين معه .

·       تحديد الأعمال البسيطة التي يمكن أن يقوم بها في الوقت الفائض مثل إجراء الاتصالات الهاتفية .

أساليب إدارة الوقت :

   يستطيع الفرد منا أن يحسن الاستفادة من وقته من خلال إتباع واحد من أساليب إدارة الوقت ومن أبرزها ؛ الإدارة بالأهداف : ويستند هذا النمط على تحديد المهام التي يتطلع للقيام بها وتخصيص لكل مهمة الزمن الذي يتوقع أن ينجزها من خلاله ، ولكي ينجح في تحقيق أهداف خطته في وقت مناسب فإن عليه أن يأخذ بعين اعتباره الملحوظات الآتية :

·       أن تكون أهدافه محددة بوضوح .

·       أن تكون قابلة للتنفيذ في الزمن المتاح.

·       أن يشارك فريقه في صياغة الأهداف .

·       أن يتحمل كل عضو في الفريق مسئولية عملة.

·       مراعاة إمكانات المدرسة عند تصميم الخطة .

·       تحديد الصعوبات المتوقعة والتفكير في حلول لها .

    ويعتبر هذا النمط هو الأفضل ، غير أن هناك أنماط  وأساليب أخرى منها :

الإدارة بالتفويض:

    يصعب على مدير المؤسسة أن ينهض بجميع أعباء مؤسسته بنفسه ؛ لذلك فإن من المفيد له أن يقوم بتوزيع المهام بين أعضاء فريقه الإداري؛ فيحدد لكل عضو العمل المنوط به ، ليكون مسئولا عن نتائج عمله ، وهذا النمط في الإدارة يحقق للمدير حزمة من الفوائد أهمها :

·       يهب المدير فسحة من الوقت يستطيع أن ينفقه في القيام بأعمال أخرى كالتخطيط والتفكير في التطوير.

·       يعزز أداء أعضاء الجهاز الإداري , ويزيد ثقتهم بأنفسهم فيقبلون على تنفيذ ما يوكل إليهم من مهام بحماسة.

·  يزيد من خبرات أعضاء الفريق في العمل الإداري , ويزيد ثقتهم بأنفسهم فيقبلون على تنفيذ ما يوكل إليهم من مهام بحماسة .

·       يزيد من خبرات أعضاء الفريق في العمل الإداري , ويهبهم الفرصة لتطبيق الأفكار النظرية التي تعلموها .

·  ولا يعني هذا النمط أن يتخلى المدير عن واجباته ومسئولياته , لكنة يظل حاضراً لتقديم الاستشارة والمعونة لمن يطلبها من العاملين معه .

كيف يهدر المدير وقته ؟

    تبين في ما مضى أن عامل الوقت من أبرز العوامل التي من شأنها أن تساعد على نجاح المؤسسة أو ضعفها , لذلك فإن من الأهمية بمكان التنبيه إلى أهم مضيعات الوقت Time Wasters  ومن أخطرها :

§       عدم القدرة على صياغة الأهداف وتحديد الأولويات .

§       تشتيت الجهد في أعمال كثيرة في وقت واحد مما يؤدي الى الاضطراب .

§       كثرة الخروج من المؤسسة لقضاء حاجات خاصة أو غير ضرورية .

§  الفوضى في الأداء , والعمل دون تركيز مما يجعل النتائج المتحققة ناقصة وغير ضرورية فيضطر لإعادة العمل .

§       تنازع السلطات وعدم وضوح المسئوليات .

§       ضعف شخصية المدير مما يقود إلى تعدد الرؤساء في المؤسسة .

§       قلة علم وضعف إعداد الجهاز الإداري.

§       قلة الإداريين والمعلمين , مما يجعل العمل يسير ببطْء

§       الاهتمام بالقضايا الهامشية على حساب القضايا الرئيسية .

§       كثرة الزائرين , والمكالمات الهاتفية .

§       تعدد المشكلات , وما يترتب عليها من اجتماعات ومداولات لحلها .

§       التردد في التنفيذ أو في اتخاذ القرارات الضرورية .

§       تأخر وصول المعلومات أو الأدوات أو التجهيزات التي يتطلبها تنفيذ العمل .

§       الانتقال إلى تنفيذ عمل جديد قبل الانتهاء من العمل السابق بإتقان .

والجدير بالذكر أن هذه المعوقات لا يمكن القضاء عليها نهائياً , لذلك لا يحسن بالمدير أن ينظر إليها كمثبطات , لكنه يستطيع الحد منها بإتباع النصائح الآتية :

1. تقليل أعداد الزائرين , وتحديد فترات مكوثهم, ولتحقيق هذا الهدف يمكن للمدير أن يقلل عدد  المقاعد في مكتبه , فيقتصر على مقعدين واحد على شماله والأخر على يمينه .

2. النظر إلى ساعته بين الفينة والأخرى ليوحي للزائرين بأهمية الوقت الذي لا ينبغي أن يهدر فيما لا طائل من ورائه .

3.   تحديد الأولويات بدقة وتحويل الأنشطة غير الضرورية لمساعديه .

4.   اجتناب المناقشات المسهبة وغير الضرورية.

5. تنظيم وتحديد وقت اللقاء من أمين السر قبل الدخول , ولا بأس أن يدخل السكرتير لتذكير المدير بالمقابلة التالية أذا طال الضيف المكوث .

6.   انجاز المهام العاجلة التي تحتمل التأجيل في غرفة بعيدة عن مكتب الإدارة .

7.   اجتناب مقابلة الأفراد المعروفين لدية بإلحاحهم وكثرة مطالبهم الشخصية .

8.   عدم الخوض في إيجاد حلول للمشكلات التي يستطيع مساعدوه حلها .

9.   تخصيص وقت للقاء المساعدين الذين يرغبون في مناقشة صعوبات العمل معه .

10. حصول أمانة السر على سبب المقابلة وإبلاغ المدير بذلك قبل السماح بدخول صاحب  الحاجة , والاعتذار لأصحاب الحاجات غير الضرورية بسبب ارتباط المدير في عمل مهم .

11. التقليل من استخدام الهاتف إلا للحاجات والأمور الضرورية .

12. التخلص من الملفات التي لم يعد المدير بحاجة إليها ونقلها عن المكتب لكي لا يظل منشغلا بها .

13. منح أمين السر الثقة لقراءة النشرات والجرائد , وتقديم  تقرير له حول ما يحتاج إليه منها.

14. ولكي لا يهدر وقتاً في عقد الاجتماعات غير ضرورية فإنه يحسن به تحديد جدول الأعمال  , وتحديد الوقت اللازم لكل بند وتقييم الاجتماع للتخلص من السلبيات في  اجتماعات لاحقة.

                 ويظل التخطيط الجيد والتنظيم المتقن هما العاملان الأقوى والأكثر أهمية لصيانة الوقت من التبدد والضياع ، فإن استطاع الواحد منا أن يحسن استغلال وقته  بمنهجية علمية ؛ فإن من شأن ذلك أن يحقق له النجاح  المنشود .

.  sawahry@hotmail .com